Chuyển tới nội dung
Trang chủ » Cách tạo và thêm chữ kí Email trong Outlook mới nhất

Cách tạo và thêm chữ kí Email trong Outlook mới nhất

Cách tạo và thêm chữ kí Email trong Outlook mới nhất

Bạn làm việc qua Outlook và cần tạo chữ ký để email chuyên nghiệp hơn? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và thêm chữ ký email trong Outlook trên laptop cực đơn giản. Cùng xem bài viết bên dưới để có cách làm hiệu quả.

Chữ ký có tác dụng gì

Chữ ký giúp để lại ấn tượng cho người xem, đồng thời đóng vai trò như một tấm danh thiếp của người gửi. Chữ ký chứa thông tin giúp người đọc ghi nhớ thương hiệu của bạn và liên hệ với bạn dễ dàng hơn.

Chữ ký còn giúp khách hàng thoải mái lựa chọn các phương thức kết nối với bạn như điện thoại, email, zalo, facebook v.v.

Lợi ích tạo và thêm chữ ký email

Chữ ký email như một cách để lại danh thiếp của bạn, tạo ấn tượng với người đọc.

Giúp mọi người biết thông tin họ liên lạc với bạn dễ dàng và thuận tiện hơn.

Góp phần xây dựng thương hiệu riêng của bạn và công ty bạn trong mắt khách hàng và giúp khách hàng nhận diện công ty.

Chữ ký email cũng là phương tiện để khách hàng dễ dàng tiếp cận với công ty nhờ một cú nhấp chuột vào trang web được chèn vào chữ ký.

Xem thêm Tổng hợp các cách kiểm tra laptop cũ trước khi mua từ A – Z cực hiệu quả

Cách tạo chữ ký email tự động

Vào Outlook > Chọn Home > Chọn New Email > Chọn Insert > Chọn Signature > Chọn Signature lần nữa > Ở tab Email Signature, chọn New > Đặt tên cho chữ ký > Nhấn chọn OK > Tạo chữ ký mẫu ở Edit Signature > Nhấn chọn OK.

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook > Nhấn Home và chọn New Email (Tạo thư mới).

Bước 2: Màn hình hiển thị cửa sổ hộp thư mới, ở tab Insert (Chèn), bạn chọn Signature (Chữ ký) và nhấn Signature lần nữa.

Bước 3: Ở tab Email Signature (Chữ ký Email), bạn chọn New (Mới) và đặt tên cho chữ ký mới. Sau đó bạn nhấn OK.

Bước 4: Bạn nhập các thông tin cơ bản như phần trên ở mục Edit Signature (Sửa chữ ký).

Các thông tin cơ bản mà chữ ký email thường có bao gồm:

  • Họ tên đầy đủ
  • Chức vụ
  • Tên công ty
  • Số điện thoại
  • Email
  • Địa chỉ công ty (nếu cần)
  • Website và mạng xã hội (nếu có)

Các bài viết liên quan tại đây

Bước 5: Bạn chọn tùy chỉnh cho New messages và Replies/Forward.

  • New Messages: Áp dụng thêm tự động chữ ký cho tất cả các thư mới, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.
  • Replies/Forward: Áp dụng thêm tự động chữ ký cho những thư trả lời hoặc chuyển tiếp, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.

Ở đây mình chọn thêm tự động chữ ký cho tất cả các thư mới như hình bên dưới.

Bước 6: Sau khi đã hoàn tất việc nhập thông tin chữ ký cá nhân và tùy chỉnh tự động. Bạn nhấn OK để lưu lại chữ ký.

Cách tạo chữ ký trong Outlook

Đầu tiên, hãy mở email của bạn. Trên thanh menu, chọn tab “Thư” và chọn mục “Chữ ký”

Sau đó chọn “Mới” và nhập tên của chữ ký. Sau đó, bạn nhập thông tin chữ ký của mình và nhấp vào Lưu.

Lưu ý: Bạn có thể đặt chữ ký mặc định như vùng màu đỏ ở trên. Ngoài ra, bạn có thể tạo nhiều chữ ký, để có thể chọn gửi cho từng nhóm liên quan.

Chữ ký email thường có các thông tin sau:

Tên: Nguyễn Văn A
Chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh
Tên công ty: Công Ty TNHH ABC
SĐT: 09x.xxx.xxx
Email: hotro@matma.vn
Logo công ty (nếu cần)
Địa chỉ công ty (nếu cần):
Website và mạng xã hội (nếu có):
Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh và thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc, thêm hình dạng, thêm liên kết trong chữ ký. Bạn có thể xem bảng giá và các chức năng Google Workspace giải pháp làm việc hiệu quả cho công ty.

Tạo và thêm chữ ký email cấu hình trên Outlook

Làm theo các bước sau để thêm chữ ký vào email trong Outlook:

Bước 1: Click Home trên thanh công cụ.

Bước 2: Bấm vào Email mới ở góc trên bên trái màn hình.

Bước 3: Hộp thư mới hiện ra, bạn nhấn vào mục Tin nhắn và chọn Chữ ký trong mục Bao gồm.
Bước 4: Trong chữ ký email, nhấp vào Mới.
Bước 5: Trong phần Enter a name for this signature các bạn nhập tên của chữ ký.
Bước 6: Nhấn OK

Bước 7: Ở màn hình tiếp theo, bạn chọn tên chữ ký trong phần Select signature to edit.

Bước 8: Trong trường trống lớn bên dưới Chỉnh sửa đăng xuất, hãy nhập tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ email, thông tin mạng xã hội hoặc bất kỳ thông tin cá nhân nào khác mà bạn muốn xuất hiện trong chữ ký mới của mình.

Trong Chỉnh sửa chữ ký, có nhiều lựa chọn phông chữ và tùy chỉnh định dạng. Bạn có thể tạo các kiểu phong cách và đường viền phong phú để tạo nên sự độc đáo.

Bước 11: Để chèn liên kết trang web vào ảnh hoặc logo hoặc bất kỳ văn bản nào trong chữ ký của bạn. Đầu tiên, bôi đen hình ảnh hoặc văn bản bạn muốn chèn.

Bước 12: Khi hình ảnh được chọn, nhấp vào biểu tượng Chèn siêu liên kết.

Bước 13: Cửa sổ mới hiện ra, nhập đầy đủ URL của trang web vào ô cuối cùng. Sau đó bấm OK.
Bước 14: Thiết lập các tùy chỉnh cho tin nhắn mới và trả lời/chuyển tiếp.

Để áp dụng chữ ký cho tất cả thư mới, hãy chọn tên chữ ký từ menu thả xuống Thư mới.
Nếu bạn muốn sử dụng nó để trả lời hoặc chuyển tiếp tin nhắn, trong menu thả xuống, hãy chọn tên chữ ký là Trả lời/Chuyển tiếp.
Ngoài ra, nếu bạn không muốn áp dụng chữ ký cho thư mới, trả lời hoặc chuyển tiếp, hãy chọn (không có) cho menu thích hợp.
Bước 15: Sau khi thiết lập, nhấn nút Lưu bên dưới.

Bước 16: Cuối cùng, chọn OK ở mục Signatures and stationary để lưu lại thay đổi.

Khi bạn mở một hộp thư mới, trả lời hoặc chuyển tiếp khác, chữ ký sẽ tự động hiển thị ở cuối trang.

Cách thay đổi chữ ký email tự động

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook, nhấn chọn File (Tệp) trên thanh công cụ.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn mục Options(Cài đặt) trong File (Tệp).

Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ chức năng Options (Cài đặt), bạn chọn mục Mail (Thư).

Sau đó ở dòng Create or modify signatures for messages, bạn nhấn chọn Signature (Chữ ký).

Bước 4: Màn hình chuyển hướng sang cửa sổ hộp thoại Signatures and Stationery.

Trong đó có phần Select signature to edit, bạn sẽ thấy các chữ ký mà bạn đã tạo trong tài khoản Outlook của mình. Bạn chọn chữ ký mình muốn chỉnh sửa.

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách tạo và thêm chữ ký email tùy chỉnh, thay đổi chữ ký trong Outlook đơn giản nhất. Hi vọng qua bài viết bạn đã có thêm nhiều kiến ​​thức bổ ích. Đừng quên để lại bình luận và chia sẻ bài viết này với bạn bè của bạn nhé!

Outlook – Tạo và thêm chữ ký

Cách tạo và thêm chữ kí Email trong Outlook mới nhất

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *