Quy định căn lề văn bản hành chính chuẩn nhất
Cách trình bày của văn bản hành chính đóng vai trò vô cùng quan trọng, một trong những tiêu chí về mặt hình thức cần lưu ý khi trình bày văn bản hành chính là quy định về thể thức văn bản. Cùng đọc bài viết bên dưới để hiểu thêm nhé.
Văn bản hành chính là một loại văn bản khá nổi tiếng và thường được sử dụng trong thực tế hiện nay. Văn bản hành chính được công bố, soạn thảo có vai trò chính là cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, đồng thời hướng dẫn các chủ trương, chính sách cụ thể của nhà nước, giúp cho việc quản lý hành chính của nhà nước được dễ dàng hơn.
Mỗi loại văn bản hành chính khác sẽ có nội dung khác nhau nhưng xét về hình thức trình bày thì văn bản hành chính nhìn chung có hình thức và cách trình bày tương tự nhau. Một trong những tiêu chí về thể thức phải được lưu ý khi trình bày văn bản hành chính là quy định về thể thức văn bản phải được điều chỉnh.
Văn bản hành chính là gì?
Văn bản hành chính do cơ quan có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức do pháp luật quy định. Nội dung bắt buộc theo ý chí của nhà nước và được bảo đảm bằng quyền lực của nhà nước. Văn bản hành chính bao gồm ba nhóm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
Văn bản hành chính là văn bản thường dùng để thể hiện nội dung, yêu cầu/ý kiến/quan điểm nào đó của cấp trên, bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của cá nhân, tập thể với cơ quan và nhân dân có thẩm quyền. Chỉ rõ việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật và việc giải quyết một số vụ việc trong từng bước, từng khâu quản lý.
Văn bản hành chính là văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước. Văn bản hành chính có nhiều chức năng khác nhau, có thể là công văn, thông báo, quyết định, biên bản, chỉ thị,…
Quy định cách căn lề chuẩn trong văn bản hành chính
Theo Nghị định 30, văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mmx297 mm) theo chiều dài của khổ A4. Nếu nội dung văn bản có bảng biểu, biểu đồ nhưng không lập thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể trình bày theo chiều rộng.
Ngoài ra, văn bản được viết hoa trên trang văn bản theo (căn lề mặc định):
- Lề trên: Cách mép trên 20 – 25 mm (2 cm – 2,5 cm).
- Lề dưới: cách mép dưới 20 – 25 mm (2 cm – 2,5 cm).
- Lề trái: Cách mép trái 30 – 35 mm (3 cm – 3,5 cm).
- Lề phải: cách mép phải 15 – 20 mm (1,5 cm – 2 cm).
Hướng dẫn cách căn lề trong văn bản hành chính đối với word mới nhất
Để thực hiện căn lề đúng quy định khi soạn thảo văn bản hành chính trên Word mới nhất, cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Click vào mục Bố cục trên thanh công cụ. sau đó nhấp vào biểu tượng Margins.
Bước 2: Hiển thị giao diện mới, các bạn vào mục Custom Margins ở cuối danh sách hiển thị để chỉnh lề văn bản quản trị.
Bước 3: Khi hộp thoại Page Setup xuất hiện, các bạn nhập dữ liệu theo chuẩn của nghị định 30.
Xem thêm Cách kiểm tra cấu hình máy tính win 10
Bước 4: Sau khi tùy chỉnh xong các thông số về vị trí lề trên, dưới, trái, phải các bạn chỉ cần nhấn vào Set as Default và nhấn OK để lưu và áp dụng lề mới cho văn bản word.
Hướng dẫn cách căn lề văn bản hành chính nhanh nhất
Cách căn chỉnh lề đúng, chuẩn khi soạn thảo văn bản đối với Word 2003:
Để thực hiện căn chỉnh, căn lề theo đúng chuẩn khi soạn thảo văn bản hành chính cho Word 2003, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở thẻ File trên thanh công cụ góc trên cùng bên trái của phần mềm và chọn Page Setup để mở bảng tùy chọn định dạng như sau:
Giao diện trang thiết lập như sau sẽ hiện ra:
Bước 2: Nhấn vào tab Margins, các thiết lập về lề sẽ là trên, dưới, trái, phải. Để thực hiện chỉnh lề, bạn phải click trực tiếp vào các phần tử để nhập dữ liệu cho đúng chuẩn của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ các số ở phần lề cần sửa, để chọn kích thước này làm kích thước lề mặc định cho văn bản tiếp theo, bạn chỉ cần nhấn vào Set as Default, sau đó chọn Yes và chọn OK.
Cách căn chỉnh lề đúng, chuẩn khi soạn thảo văn bản trong Word 2010, 2007:
Bước 1: Tại tab Page Layout, chọn biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup.
Nhấn chọn biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup
Bước 2: Sau khi hộp thoại hiển thị, ở phần Margins, bạn sẽ có những tùy chọn căn lề như sau:
– Top: Căn lề trên, là khoảng cách từ mép trên của khổ giấy tới dòng đầu tiên của khổ giấy.
– Bottom: Căn lề dưới, là khoảng cách từ mép dưới cho đến dòng cuối cùng của khổ giấy.
– Left: Căn lề trái, là khoảng cách từ mép trái khổ giấy tới ký tự đầu tiên bên trái.
– Right: Căn lề phải, là khoảng cách từ mép phải giấy đến chữ, ký tự cuối cùng bên phải.
Tiến hành nhập thông số.
Xem thêm các bài viết liên quan tại đây
Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất hoặc nhấn Set As Default để lưu mặc định.
Thể thức văn bản hành chính
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau:
– Quốc hiệu, tiêu ngữ.
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
– Số, ký hiệu trên văn bản.
– Địa danh, thời gian ban hành văn bản.
– Viết tên và trích dẫn văn bản.
– Nội dung văn bản.
– Chức danh, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
– Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
– Người nhận.
Ngoài các thành phần này, văn bản có thể thêm các thành phần khác như:
-Ruột thừa.
– Chỉ định về mật độ, mức độ khẩn cấp, chỉ dẫn về khu vực lưu thông.
– Ký hiệu soạn thảo văn bản và số lượng phát hành.
– Địa chỉ Hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức; các trang web; số điện thoại; số fax.
Quy định chung về định dạng văn bản hành chính chung
Trong văn bản hành chính, ngoài quy định về thích ứng còn có quy định về chuyển hướng dòng chảy. Giãn dòng là thao tác điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản. Theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP xác định nội dung văn bản hành chính theo quy định về giãn cách dòng thì khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu là 6pt và khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là a. dòng đơn, tối đa là 1 .5 dòng. Ngoài ra, người soạn thảo văn bản phải nắm rõ các yêu cầu về kiểu chữ, phông chữ, cỡ chữ khi soạn thảo văn bản hành chính.
Có thể thấy, soạn thảo văn bản hành chính là công việc ai cũng biết đối với cán bộ, công chức, viên chức. Vì vậy, việc soạn thảo văn bản hành chính theo quy định của pháp luật là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Cách căn lề trong Word 2021, cách căn chỉnh lề văn bản theo CHUẨN
Quy định căn lề văn bản hành chính chuẩn nhất