>>> Xem thêm: Khái quát về lập kế hoạch sản xuất kinh doanh
1. Khái niệm chi phí và quản lý chi phí
Quản lý đó là một quy trình gồm các bước: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó để ra quyết định. Các quyết định này lại được cụ thể hoá vào giai đoạn tiếp theo.
Để thực hiện tốt quy trình hay công tác quản lý điều cốt lõi là phải có thông tin. Thông tin là cơ sở để ra quyết định.
Quản lý chi phí là một trong những phạm trù nhỏ của quản lý nói chung, vì vậy quản lý chi phí cũng không nằm ngoài quy trình của quản lý nói chung.
Nếu hiểu một cách đơn thuần, quản lý chi phí là việc nắm bắt đầy đủ thông tin về chi phí, hiểu được “hành vi” hay bản chất, sự biến động của chi phí. Từ những thông tin về chi phí, người quản lý sẽ phải tìm ra nguyên nhân phát sinh chi phí (ở sản phẩm hay ở cơ cấu tổ chức, ở bộ phận bán hàng hay bộ phận quản lý…). Trên cơ sở đó người quản lý sẽ đưa ra những quyết định ngắn hạn và dài hạn trong kinh doanh. Các quyết định này lại làm phát sinh chi phí cho doanh nghiệp và cần tiếp tục được quản lý. Như vậy, quá trình quản lý chi phí là một quá trình liên tục, có hệ thống, đòi hỏi các biện pháp phù hợp với tính chất của chi phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của đơn vị.
Còn nếu hiểu theo quan điểm trên, quản lý chi phí cũng bao gồm ba bước: lập kế hoạch chi phí, triển khai thực hiện kế hoạch, kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch chi phí.
Lập kế hoạch chi phí là việc ước tính bao nhiêu nguồn lực cần sử dụng để hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ hay một dự án của doanh nghiệp. Dựa trên những số liệu từ những kỳ kinh doanh trước, nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và các thông tin liên quan khác, các yêu cầu về nguồn lực sẽ được thiết lập. Từ những yêu cầu về nguồn lực đó, doanh nghiệp sẽ ước tính chi phí cần thiết cho mỗi hoạt động.
Trên cơ sở lập kế hoạch chi phí, doanh nghiệp triển khai thực hiện theo kế hoạch đã đề ra và bước cuối cùng của quy trình quản lý chi phí là kiểm soát chi phí. Kiểm soát chi phí được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch chi phí để bảo đảm duy trì chi phí trong giới hạn đã đề ra hoặc có những điều chỉnh để kế hoạch hợp lý hơn mà vẫn duy trì được hiệu quả. Để quản lý về chi phí thật tốt, thông tin về chi phí phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác. Thông tin chi phí chính là nguồn nguyên liệu đầu vào rất quan trọng cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp bởi hầu hết các quyết định của doanh nghiệp ở trong nhiều ngành như là các quyết định về định giá bán sản phẩm, quyết định tự sản xuất hay mua ngoài, quyết định mở rộng hay thu hẹp sản xuất, quyết định đầu tư cho một dự án mới…đều liên quan đến chi phí. Chính vì vậy việc tổ chức tập hợp để phân tích chi phí chính xác, kịp thời sẽ đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý chi phí.
2. Nội dung và vai trò của quản trị chi phí
Từ khái niệm về chi phí, có thể thấy quản lý chi phí bao gồm những nội dung cụ thể sau:
Hạch toán đầy đủ chính xác các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan.
Tiến hành phân tích và đánh giá tình hình chi phí phát sinh tại doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát được chi phí, giảm thiểu chi phí đồng thời vẫn đảm bảo được hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
Sử dụng thông tin về chi phí để kiểm soát tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí, sử dụng tài sản sai mục đích và kém hiệu quả. Đồng thời, các nhà quản lý sẽ sử dụng thông tin về chi phí để đánh giá hiệu quả, hiệu năng của từng bộ phận, phòng ban, từng ngành hàng, từng thị trường để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Với nội dung như trên, quản lý chi phí có vai trò đặc biệt trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Quản lý chi phí không chỉ giúp phân tích và đánh giá các khoản mục chi phí của doanh nghiệp mà từ đó còn chỉ ra được những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể của các yếu tố chi phí có ảnh hưởng tới sự tồn tại của công ty như: xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp sản xuất…
Như vậy, quản lý tốt các khoản chi phí không những nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận cho các chủ sở hữu mà còn góp phần quan trọng vào công tác quản lý tài sản, nguồn vốn và nguồn nhân lực của đơn vị. Các bộ phận, phòng ban có thành tích trong việc cắt giảm chi phí sẽ được doanh nghiệp đánh giá đúng mức, qua đó tạo động lực cho người lao động tham gia vào quá trình liên tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
3. Các biện pháp quản lý chi phí
3.1 Xây dựng định mức chi phí và lập dự toán ngân sách
3.1.1 Xây dựng định mức chi phí
Quản lý và kiểm soát các chi phí là rất cần thiết, nhưng làm thế nào để biết doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng? Và nên giảm những khoản chi này bao nhiêu là đủ, là hợp lý? Chính vì vậy, trong quản lý và kiểm soát chi phí cần quyết định khoản nào cần chi rồi kiểm soát các khoản chi trong thực tế để đạt được chi phí như định mức đã đề ra.
Định mức chi phí (hay chi phí tiêu chuẩn) có liên quan đến từng đơn vị sản phẩm cụ thể. Mỗi sản phẩm chế tạo hay dịch vụ đều có một định mức phí.
Định mức chi phí là khoản chi phí được xác định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện việc làm cụ thể.
Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi phí dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.
3.1.2. Lập dự toán sản xuất kinh doanh
Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay cùng với môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh hợp lý, cần phải xây dựng những kế hoạch cho tương lai và lường trước những khó khăn có thể gặp phải. Có như vậy đồng vốn bỏ ra cho bất kỳ kế hoạch sản xuất nào mới đem lại hiệu quả cao. Vì vậy cụ thể hoá kế hoạch sản xuất thành những con số chi tiết cụ thể thông qua lập dự toán sản xuất kinh doanh là hết sức cần thiết.
Lập dự toán sản xuất kinh doanh có ý nghĩa to lớn trong hoạt động quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý chi phí nói riêng:
Cung cấp một cách hệ thống về tình hình chi phí từ đó có những hoạch định phù hợp cho tương lai của doanh nghiệp.
Xác định cụ thể các chỉ tiêu quản lý phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trên cơ sở đó làm căn cứ để hệ thống hoá thông tin chi phí nhằm đánh giá, kiểm soát các chi phí.
Trên cơ sở lập dự toán chi phí cụ thể, việc quản lý từng khoản mục chi phí sẽ trở nên chặt chẽ, lường hết được những khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý chi tiêu để có những điều chỉnh phù hợp.
Là cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động chi phí, xác định rõ nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán. Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục.
3.2. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí
Nắm bắt kịp thời mọi nguồn phát sinh chi phí cũng như những nguyên nhân gây ra chi phí để từ đó có những biện pháp cắt giảm chi phí luôn gắn với mục tiêu tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp là việc hết sức cần thiết trong quản lý chi phí. Bằng cách xây dựng trung tâm quản lý chi phí doanh nghiệp có thể đáp ứng tốt yêu cầu kiểm soát chi phí một trong các nội dung của quản lý chi phí.
3.2.1. Trung tâm quản lý chi phí
Trung tâm quản lý chi phí là nơi xác định, tập hợp chi phí và sau đó gắn nó với một đơn vị tính phí. Mỗi doanh nghiệp cần xác định các đơn vị tính phí riêng của mình. Hay nói cách khác một trung tâm quản lý chi phí là “điểm” tập hợp các chi phí. Điểm ở đây có nghĩa là: một phòng ban trong một doanh nghiệp, một nơi làm việc, một cái máy hay một dây chuyền may, một người, chẳng hạn nhân viên bán hàng.
3.2.2. Mã chi phí
Có 2 loại mã chi phí:
Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi nào phát sinh trung tâm đó;
Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh ở bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.
Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí, chúng ta có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy chi phí sẽ được kiểm soát trong toàn doanh nghiệp. Điều này cho phép nhà quản lý quyết định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp.
3.3. Phương pháp chi phí mục tiêu (Target Cost)
Đây là một trong những phương pháp quản lý chi phí hiện đại của Nhật Bản được áp dụng ở nhiều nước phát triển. Không ai có thể phủ nhận sự thành công của các Công ty Nhật Bản trên thương trường và một trong các lý do cho sự thành công đó là: người Nhật luôn xem quản lý chi phí là một động cơ quan trọng cho sự thành công của mình. Hầu hết các nhà sản xuất Nhật Bản đều nhấn mạnh đến chi phí mục tiêu, coi đó là công cụ kiểm soát chi phí cơ bản và hiệu quả.
“Phương pháp chi phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phép đạt được mục tiêu chi phí và mục tiêu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch hoá sản phẩm mới. Phương pháp cũng cho phép cung cấp một cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm”.
3.4. Phương pháp kế toán chi phí dựa trên hoạt động – ABC (Activity based costing)
Cùng với phương pháp chi phí mục tiêu, kế toán chi phí dựa trên hoạt động cũng là một trong những phương pháp hiện đại được áp dụng nhiều ở các nước phát triển. Phương pháp này không chỉ đơn thuần thay thế cho các phương pháp kế toán chi phí truyền thống mà nó còn là một công cụ giúp các nhà quản trị quản lý chi phí một cách hiệu quả, đưa ra các quyết định đúng đắn dựa trên các thông tin về chi phí chính xác và kịp thời mà nó cung cấp.