You are here: Home » Blog » Khái Quát Về Công Tác Phân Tích Công Việc

Khái Quát Về Công Tác Phân Tích Công Việc

Trong bài viết sau đây, khoaluantotnghiep.net xin chia sẻ đến bạn nội dung khái quát về công tác phân tích công việc trong quản trị nhân lực.

Khái quát về công tác phân tích công việc
Khái quát về công tác phân tích công việc

>>> Xem thêm: Quản lý chi phí và các biện pháp quản lý chi phí trong doanh nghiệp

1. Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc

1.1. Các khái niệm cơ bản

Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao động dẫn đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu thành nên.

– Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện([1]).

Ví dụ: nhiệm vụ phô-tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp.

Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất.

– Vị trí (Vị trí việc làm): là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động, kèm  theo đó là các trách nhiệm tương ứng(2).

Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao động cho ta một vị trí việc làm.

Trong một tổ chức có bao nhiêu vị trí việc làm thì có bấy nhiêu người lao động.

– Công việc: Là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động(1).

Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ …

“Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự, như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực…”(2)

– Nghề: Là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắn kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện(3).

Ví dụ, nghề quản trị nhân lực có công việc như: “nhân viên tiền lương”, “nhân viên tuyển dụng lao động”, “nhân viên đào tạo và phát triển nhân lực”…

Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đề ra.

– Phân tích công việc: là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về công việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từng công việc.

Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản phân tích công việc.

2. Các văn bản phân tích công việc

Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bản là: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc.

Thực tế, bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày khác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung:

– Xác định công việc: Phần này đề cập tới tên công việc, mã số công việc; tên bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám sát/quản lý trực tiếp; số người dưới quyền, người thay thế khi vắng mặt; ngạch lương… Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về thực chất công việc.

– Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ: Phần này xác định chính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu ra phạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc.

Khi viết phần này phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưng phải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả. Nhiệm vụ, trách nhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần về tầm quan trọng hoặc mức độ thường xuyên.

– Điều kiện làm việc: Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như: thời gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp…; số lượng, chất lượng các loại phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ… được sử dụng; điều kiện vệ sinh lao động, an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất…; môi trường tâm lý xã hội trong thực hiện công việc…

Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầu của công việc về trình độ giáo dục – đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực… và các yêu cầu khác cần phải có để có thể hoàn thành công việc.

Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu từ những yêu cầu cơ bản nhất, cần thiết nhất. Không nên đặt ra những yêu cầu quá cao, chỉ nên đưa ra những yêu cầu ở mức độ chấp nhận được và cần thiết để hoàn thành được công việc, đặc biệt không được có những yêu cầu thể hiện sự phân biệt đối xử với người lao động, như các yêu cầu về dân tộc, tôn giáo…

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nêu ra hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánh yêu cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thời gian…

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kết quả thực hiện công việc, về hành vi, thái độ… trong quá trình làm việc của người lao động. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dựng cụ thể, nên sử dụng các tiêu chuẩn định lượng. Nếu không thể định lượng được các tiêu chuẩn thì nên dùng các câu diễn đạt định tính để miêu tả. Không nên đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc quá cao.

Ba văn bản phân tích công việc trên thường có xu hướng viết gộp vào, trình bày chung trong một bản. Văn bản phân tích công việc được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải chính xác, đầy đủ.

3. Tầm quan trọng của phân tích công việc

Với thiết kế lại công việc

Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để thấy với từng công việc cụ thể cần thiết kế lại những yếu tố nào cho hợp lý.

Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định các công việc mà tổ chức cần kế hoạch hoá. Dựa trên những thông tin về các công việc đó, tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng để hoàn thành công việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa, không thiếu lao động, tránh những bất cập và lãng phí cho tổ chức.

Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực

Tuyển dụng nhân sự ứng dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định bản chất của công việc cần tuyển người lao động, đưa những thông tin đó vào tuyển mộ nhân sự, để xác định các tiêu thức, tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, đảm bảo tuyển dụng đúng người.

Với bố trí nhân lực

– Với định hướng nhân lực: ứng dụng những thông tin trong bản mô tả, bản tiêu chuẩn để truyền đạt tới người lao động những nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết quả thực hiện công việc, giúp người lao động nhanh chóng hoà nhập với công việc.

– Văn bản phân tích công việc là cơ sở để tổ chức sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động trước đây của mình,  bố trí lại lao động phù hợp hơn.

Với đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc ứng dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đánh giá, các mức cụ thể của từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc, đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn, tránh việc không có tiêu thức đánh giá rõ ràng và các mức của tiêu thức thì chung chung.

Với thù lao lao động

Những thông tin trong tất cả các văn bản phân tích công việc được sử dụng để xác định giá trị của công việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thù lao lao động; những thong tin đó còn giúp xác định các loại phụ cấp, như: phụ cấp môi trường, điều kiện làm việc…

Với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sử dụng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí công việc cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo, kết quả đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì; từ đó giúp tổ chức xây dựng chương trình đào tạo thiết thực và hiệu quả hơn.

Với kỷ luật lao động,  an toàn lao động

– Với kỷ luật lao động: Những thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về hành vi của người lao động trong quá trình thực hiện công việc, như: quy trình thực hiện công việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ làm việc…

– Với an toàn lao động: thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chức xác định quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động.

Các văn bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lý các vụ tranh chấp, kiện tụng, khiếu nại.

4. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc

Các văn bản phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự, là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự khác vì vậy chúng cần đảm bảo sự chính xác.

Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựng được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác, đầy đủ và đưa các văn bản này vào sử dụng. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc gồm:  

– Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn và mối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo. Cơ cấu tổ chức cho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việc khác nhau có liên quan với nhau như thế nào; nó là cơ sở để phân công lao động trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng công việc… Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân tích công việc hiệu quả phải dựa trên phân công lao động hợp lý. Nếu cơ cấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong chức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác phân tích công việc.

– Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động

Có rất nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tích công việc là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này. Người lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong quá trình phân tích công việc. Hơn nữa ngày nay công việc được thiết kế linh hoạt, công tác phân tích công việc phải thực hiện thường xuyên việc; các văn bản phân tích công việc chỉ thể hiện được tác dụng của nó khi được áp dụng vào các công tác khác của quản lý nhân sự. Vì vậy hiệu quả của phân tích công việc không được mọi người thấy một cách trực tiếp và lâu dài. Đó là lý do khiến phân tích công việc chưa thực hiện hoàn thiện tại Việt Nam, văn bản phân tích công việc không chính xác, đầy đủ.

Nếu các cấp quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức được vai trò và nắm rõ được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến phân tích công việc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho phân tích công việc, người lao động sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ… Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc.

– Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc

Cán bộ phân tích công việc là người chịu trách nhiệm, là người có vai trò chính trong công tác phân tích công việc. Do đó cán bộ phân tích công việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của phân tích công việc.

Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc. Họ phải biết cách lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, là người có kỹ năng thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin; có khả năng thu hút người lao động cùng tham gia vào quá trình phân tích công việc, có kỹ năng tiến hành thu thập thông tin: kỹ năng phỏng vấn, quan sát…; có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin; có kỹ năng viết các văn bản phân tích công việc.