Bounce email là gì? Nguyên nhân phổ biến khiến email bị trả về

Bounce email có nghĩa là email bị hỏng – nghĩa là người nhận sẽ không nhận được thư đến của bạn. Hãy cùng tìm hiểu Bounce email là gì và nguyên nhân tại sao email bị trả lại trong bài viết này.

Bounce email là gì?

Bounce email là email được gửi đến hộp thư của người nhận nhưng được trả lời bởi máy chủ của người nhận. Có nhiều lý do khác nhau khiến một email bị từ chối. Thông thường, máy chủ đích sẽ giải thích lý do thư bị trả lại thông qua đường dẫn quay lại máy chủ nguồn. Những tin nhắn này sau đó được chuyển đến người gửi và được lưu trữ trên máy chủ nguồn tùy thuộc vào dịch vụ email mà họ sử dụng.

Có 2 loại bounced email: cứng và mềm.

Bounce mềm

Tình trạng bounce email mềm xảy ra khi địa chỉ email của người nhận tạm thời biến mất. Quá trình vận chuyển bị tạm dừng, nhưng không dừng hoàn toàn. Với các email bị trả lại mềm, một số nền tảng tiếp thị qua email sẽ tiếp tục gửi lại những địa chỉ đó nếu một số lỗi đã được sửa. Sau đó, họ có thể nhận được email từ bạn. Nếu gửi lại nhiều lần mà vẫn không thành công, hệ thống sẽ tự động xóa các email này khỏi danh sách gửi. Nếu bạn gửi email theo cách thủ công và lặp đi lặp lại các lỗi bị trả lại mềm với cùng một địa chỉ sau mỗi lần gửi, tốt hơn hết bạn nên xóa chúng khỏi danh sách email của mình.

Xem thêm Google penguin 3.0

Bounced cứng

Nếu bounce email mềm là những email bị hỏng do lỗi tạm thời, thì email bị trả lại cứng là những email bị hỏng do lỗi lâu dài. Các email bị trả lại cứng phải được xóa ngay lập tức vì chúng là lỗi không thể khôi phục. Thường thì các nền tảng tiếp thị qua email sẽ giúp bạn làm điều này. Nhưng nếu bạn gửi thư viết tay, hãy cẩn thận và xóa những địa chỉ này. Điều khá quan trọng cần ghi nhớ: luôn có một vài email bị trả lại trong chiến dịch tiếp thị qua email của bạn. Điều này là hết sức bình thường và không cần quá lo lắng về chúng.

Tại sao lại có email bounced

Lỗi email bounced cứng

Gửi tin nhắn đến địa chỉ email không tồn tại. Khách hàng đôi khi mắc một số sai lầm khi đăng ký nhận bản tin. Có thể họ đăng ký email lâu ngày không sử dụng, gõ sai địa chỉ email,… Bất kể là lỗi gì thì địa chỉ email không tồn tại là nguyên nhân phổ biến nhất gây ra lỗi email Bounce.

Địa chỉ IP bạn đang sử dụng đã bị khóa. Ngay cả khi nội dung của bạn được đầu tư vào chất lượng, địa chỉ IP bạn sử dụng vẫn có thể bị chặn. Điều này có thể xảy ra do bản ghi địa chỉ của bạn không hợp lệ do gửi hoặc nhận quá nhiều thư rác. Email bị máy chủ chặn (không thể chuyển tiếp): Email có thể bị máy chủ chặn vì nhiều lý do. Nhiều máy chủ có thể chặn thư quá lớn, email sử dụng sai định dạng và nội dung được đánh dấu là thư rác. Máy chủ thư cũng có thể chặn email của bạn nếu địa chỉ trong phần tử Từ có thể không khớp với tài khoản trên máy chủ email.

Các bài viết chủ đề liên quan tại đây

Lỗi email bounced mềm

Hộp thư của người nhận đã đầy. Một số nhà cung cấp dịch vụ email đặt giới hạn cho kho lưu trữ email của họ. Khi người dùng đạt đến số lượng tối đa, tất cả các email được gửi đến hộp thư này sẽ được chuyển đổi thành email bị từ chối. Nếu khách hàng xóa tin nhắn cũ vẫn có thể nhận lại email bình thường.

Máy chủ nhận bị quá tải hoặc tạm thời không khả dụng. Ngay cả những máy chủ tốt nhất trên thế giới đôi khi cũng bị quá tải bởi lượng lớn thư được gửi đến. Đôi khi email bị từ chối bởi các máy chủ quá tải hoặc không tồn tại. Lỗi này tương ứng với trạng thái email bị trả lại mềm.

Người nhận đã kích hoạt trả lời tự động. Khi nhân viên đi nghỉ hoặc không có mặt, họ có thể tạo thư trả lời tự động để cho những người liên hệ biết về điều đó. Nếu địa chỉ email bạn đang cố truy cập có trả lời tự động, bạn có thể thấy thư bị từ chối, nhưng thư vẫn có thể được gửi khi bạn đã tắt trả lời tự động.

Lí do phổ biến gây nên hiện tượng email bounce

Sau khi tìm hiểu email bị trả lại là gì, doanh nghiệp cũng phải xác định được nguyên nhân khiến email bị trả lại để tìm cách giải quyết và xử lý khi gặp trường hợp tương tự trong chiến dịch marketing của mình. Dưới đây là 5 lý do phổ biến nhất khiến bounce email.

Địa chỉ email không tồn tại

Nếu email bị từ chối và được đánh dấu là “địa chỉ email không tồn tại”, điều đó có nghĩa là địa chỉ email đó có thể có lỗi đánh máy hoặc người sử dụng địa chỉ email này có thể đã rời khỏi nền tảng email. Ngoài ra, cũng có khả năng người liên hệ cung cấp địa chỉ email đã bị nhập sai, điều này có thể xảy ra nếu công ty cung cấp dịch vụ trực tuyến để đổi lấy email của khách hàng.

Trong trường hợp này, hãy xem lại danh bạ có lỗi chính tả hay không. Nếu không, hãy thử liên hệ với nhà cung cấp bằng các phương tiện khác để xác nhận địa chỉ email chính xác.

Email không gửi được

Nếu email bị trả lại thuộc danh mục “Không gửi được”, điều đó có nghĩa là máy chủ email của người nhận tạm thời không khả dụng, quá tải hoặc không thể tìm thấy. Nếu không tìm thấy máy chủ, có thể máy chủ đó đang ngừng hoạt động hoặc đang được bảo trì, vì vậy công ty chỉ có thể đợi và tiếp tục gửi lại email đến địa chỉ đó sau.

Hộp thư đầy

Có thể nói tình trạng này thường xuất hiện rất phổ biến khi chúng ta tìm hiểu email bị trả lại là gì và nguyên nhân của nó. Nếu hộp thư đến email của người nhận đã đầy, họ sẽ không thể nhận email mới nữa, nghĩa là email doanh nghiệp sẽ bị trả lại ngay sau đó. Các doanh nghiệp chỉ có thể gửi email này cho người nhận sau khi họ đã xóa hộp thư đến và còn dung lượng email.

Hộp thư trả lời tự động

Nếu khách hàng đang đi nghỉ hoặc bận và không thể tìm kiếm thư đến, email doanh nghiệp của bạn có thể bị từ chối. Điều quan trọng cần lưu ý là không giống như các lý do khác, trạng thái trả lời tự động này có nghĩa là email của bạn đã được gửi tới hộp thư đến của người nhận, nhưng có thể bị trả lại vì họ không thể kiểm tra email ngay lập tức.

Email bị chặn

Nếu email được đặt trong danh mục “Bị chặn”, máy chủ của người nhận đã chặn gửi email đó đến hộp thư của họ. Điều này thường xảy ra đối với các tổ chức công cộng hoặc trường học, nơi các máy chủ có thể được quản lý chặt chẽ hơn khi nhận email.

Cách giảm tỷ lệ Email Bounces

Duy trì chất lượng danh sách người nhận email

Xác thực địa chỉ email trước khi thêm chúng vào danh sách gửi thư để tránh email bị treo và bị trả lại. Lọc danh sách email thường xuyên với những email không hợp lệ.

Tỷ lệ thoát cao có thể ảnh hưởng đến uy tín của người gửi. Chất lượng của danh sách có tác động đáng kể đến kết quả gửi thư và hiệu quả của toàn bộ chiến dịch. Nếu bạn gửi tin nhắn đến quá nhiều email bị trả lại, chúng cũng sẽ làm giảm độ tin cậy của địa chỉ bạn đang gửi. Với phần mềm email marketing như AMIS aiMarketing, chúng ta có tính năng lọc email giúp marketer xác thực danh sách email gửi đi, lọc email không tồn tại, tương tác kém, spam, hủy đăng ký email giúp marketer gửi email vào danh sách file data chất lượng, tránh bị trả về email.

Không nên mua danh sách email

Bạn có nghĩ rằng bạn sẽ có thể thực hiện các chiến dịch tiếp thị qua email hiệu quả bằng cách mua một danh sách email không? Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian thu thập danh sách email của mình, nhưng bạn tiếp cận được những người:

không liên quan đến bạn
không quan tâm đến đề nghị của bạn
Không muốn nhận email của bạn
Địa chỉ email không còn được sử dụng
Thông tin cá nhân lỗi thời
Việc mua dữ liệu không chỉ khiến tỷ lệ email bị trả lại cao mà còn khiến địa chỉ gửi của bạn bị mất uy tín.

Kiểm tra kỹ nội dung của bạn trước khi gửi

Kiểm tra kỹ nội dung của bạn trước khi gửi để xem nội dung đó có vi phạm bất kỳ chính sách nào của máy chủ hay không. Đối với những e-mail có ảnh cũng cần giảm dung lượng ảnh để không làm quá tải dung lượng e-mail và không gửi được.

What is Bounce emails? Bounce handling? Bounce email types? How to decrease Bounce rates?

Giám sát việc gửi email của bạn

Khi gửi email tiếp thị hàng loạt, điều quan trọng là phải theo dõi quá trình gửi bằng cách chú ý đến tỷ lệ thoát. Nếu bạn theo dõi thường xuyên, bạn có thể phát hiện ra những sai lầm tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra hoặc gây ra nhiều thiệt hại.

Phần mềm email marketing AMIS aiMarketing cung cấp các chỉ số báo cáo email bị trả lại chi tiết bao gồm tỷ lệ thoát, lý do email bị trả lại, danh sách bị trả lại, v.v. Giúp các nhà tiếp thị đánh giá chất lượng của các chiến dịch email marketing để có những điều chỉnh kịp thời.

Sử dụng phần mềm gửi email marketing chất lượng

Email bị trả lại là một chủ đề phức tạp vì bạn phải kiểm soát nhiều yếu tố. Và vì quá trình gửi email mất tới 2 lần, hành động của người nhận có thể là yếu tố ngăn cản bạn giảm số lượng email bị trả lại.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn kiểm tra tỷ lệ email gửi đi thành công thì cần phải kiểm tra số lượng email bị trả lại. Trước tiên, hãy tìm kiếm mẫu chung của các email bị trả lại – loại nội dung nào có nhiều khả năng bị lỗi hơn, có xu hướng ngắn hạn nào dẫn đến điều này không? Ngoài ra, nên tránh nội dung nhạy cảm gây phản ứng mạnh như chào hàng sản phẩm, giới thiệu tính năng mới, tệp đính kèm, sử dụng các ký tự đặc biệt trong nội dung hoặc tiêu đề. Cuối cùng, các marketer cần lưu ý lựa chọn phần mềm email marketing chất lượng để hạn chế email bị trả lại.

Bounce email là gì? Nguyên nhân phổ biến khiến email bị trả về

Bounce email là gì? Nguyên nhân phổ biến khiến email bị trả về