Outlook là gì? Cách cài đặt và sử dụng outlook cho người mới bắt đầu
Với sự phát triển của Internet, người dùng ngày càng có nhiều ứng dụng để liên lạc, trao đổi công việc với nhau. Trong đó, không thể không kể đến Outlook và nhiều công cụ mà dịch vụ này mang lại, trong đó phổ biến nhất là email. Vậy Outlook là gì? Làm thế nào để sử dụng Outlook hiệu quả? Hãy cùng Vietnix tìm hiểu qua bài viết tại đây!
Thư điện tử là loại thư điện tử xuất hiện sớm. Kiểu giao tiếp này nhanh chóng khẳng định được sự tiện lợi của mình và trở thành công cụ hỗ trợ mọi người nơi công sở. Đối với dân văn phòng, email là một công cụ không thể thiếu. Do đó, các công ty và doanh nghiệp đã xem xét các ứng dụng email có thể cung cấp cho họ nhiều công cụ hơn. Trong số đó không thể không kể đến Outlook.
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft bao gồm các công cụ: e-mail, lịch, quản lý tác vụ, quản lý liên hệ, ghi chú, nhật ký và duyệt web.
Như đã giới thiệu ở trên, Outlook là ứng dụng email hỗ trợ người dùng email quản lý thời gian và dung lượng email. Ứng dụng này giúp người dùng tổ chức, quản lý và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Được Microsoft phát triển từ năm 2013 cho máy Windows, Microsoft Outlook đã trở thành trợ lý email đắc lực cho người dùng.
Ngoài ra, Outlook còn hỗ trợ người dùng trong việc quản lý danh bạ, tài liệu và công việc,… với các chức năng như phân loại thư, gửi thư theo nhóm,…
Outlook có thể coi là phần mềm quản lý cá nhân tối ưu nhất cho người dùng. Tuy nhiên vẫn còn khá nhiều người vẫn chưa thành thạo và biết cách sử dụng Outlook hiệu quả để dễ dàng áp dụng vào cuộc sống.
Khái niệm Outlook là gì ?
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân được Microsoft phát triển từ năm 2013. Outlook cung cấp cho người dùng nhiều công cụ và ứng dụng khác nhau để hoàn thành công việc với các chức năng như gửi email, lên lịch, ghi chú, quản lý danh bạ, quản lý công việc, nhật ký, lướt web, …
Từ trước đến nay, Outlook được sử dụng như một chương trình độc lập dành cho các cá nhân, hoặc các tổ chức cũng có thể sử dụng Outlook để chia sẻ công việc cho nhiều người dùng trong nhóm công ty. Chẳng hạn như lịch làm việc, thư mục, lịch họp,…
Microsoft đã phát hành ứng dụng này cho hầu hết các nền tảng di động bao gồm iOS và Android. Ngoài ra, các thiết bị Windows Phone có thể tự động đồng bộ gần như tất cả dữ liệu Outlook sang Outlook Mobile. Sử dụng Microsoft Visual Studio, các nhà phát triển cũng có thể xây dựng phần mềm tùy chỉnh của riêng họ hoạt động với các thành phần của Outlook và Office.
Xem thêm Cách tải nhạc mp3 từ youtube cực nhanh với Y2mate.com
Đối tượng sử dụng
Outlook khá dễ sử dụng nên phù hợp với hầu hết mọi đối tượng người dùng, từ những người đi làm, đi học cho đến những người sử dụng e-mail làm phương tiện liên lạc với bạn bè và gia đình. Ứng dụng này rất phổ biến trong các nhóm làm việc trong các tổ chức hoặc công ty.
Ưu điểm nổi bật của Outlook
Tốc độ truy cập nhanh và có không gian lưu trữ lớn
Sở dĩ người dùng ngày càng có xu hướng sử dụng tính năng gửi email của Outlook là do tốc độ truy cập của phần mềm này rất nhanh. Email được sắp xếp hợp lý theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi,… để bạn dễ dàng tra cứu.
Khi bạn sử dụng Outlook, bạn không bị giới hạn bởi dung lượng lưu trữ. Ngoài ra, Outlook còn sở hữu không gian lưu trữ lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive và hỗ trợ gửi tệp đính kèm khi tệp có dung lượng lớn.
Một tính năng xuất sắc chứng tỏ bộ nhớ “khủng” của Outlook là bạn có thể khôi phục các email đã xóa ngay cả khi bạn đã thực hiện thao tác xóa email vào thùng rác. Tuy nhiên, quá trình khôi phục này được thực hiện trong phạm vi và thời gian do Outlook chỉ định.
Tính bảo mật và khả năng chống spam cao
Khả năng chống thư rác cao với tính năng chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Tạo địa chỉ email dùng một lần (được sử dụng để gửi thư một lần hoặc tiếp thị qua email) giúp bạn tránh email rác. Với Outlook, bạn có thể dễ dàng tạo, xóa và thay đổi địa chỉ email hoặc đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời.
Các chủ đề bài viết liên quan tại đây
Không gian lưu trữ không giới hạn
Outlook có dung lượng lưu trữ lớn không giới hạn. Khi email được tạo hoặc gửi đến thiết bị, chúng sẽ tự động được sắp xếp theo ứng dụng theo dung lượng và thời gian cho Outlook,…
Outlook có dung lượng lưu trữ lớn không giới hạn. Khi email được tạo hoặc gửi đến thiết bị, chúng sẽ tự động được sắp xếp theo ứng dụng theo dung lượng và thời gian cho Outlook,…
Liên kết với nhiều trang mạng xã hội
Outlook kết nối trực tiếp với các nền tảng mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter,.. nên bạn có thể dễ dàng chia sẻ nội dung quan trọng từ cả hai bên một cách nhanh chóng.
Thông báo thư quan trọng
Outlook có một tính năng dành cho thư mục mới sẽ thông báo cho bạn khi có thư mới đến hộp thư đến của bạn. Nhờ đó, bạn tránh bỏ sót những email quan trọng.
Mở nhiều cửa sổ Outlook cùng lúc
Mở nhiều cửa sổ là một tính năng khá hay trong Outlook. Khi chọn một tác vụ trong ứng dụng, bạn có thể chọn mở trực tiếp hoặc mở trong cửa sổ mới. Điều này sẽ cực kỳ hữu ích nếu bạn muốn sử dụng nhiều tính năng của Outlook cùng lúc.
Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng Outlook cho người mới bắt đầu
Cách sử dụng Outlook
Đầu tiên, bạn cần tải Outlook về thiết bị của mình.
Tiếp theo, hãy thiết lập tài khoản Outlook của bạn và sẵn sàng bắt đầu nhận và gửi email, sử dụng lịch, tạo danh bạ và làm việc trên các tác vụ của Outlook.
Bạn sẽ được yêu cầu nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu. Thông thường điều này là đủ, nhưng nếu thiết lập tự động không thành công, Outlook sẽ yêu cầu một số thông tin bổ sung, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn. Nếu bạn không có thông tin này, nhà cung cấp email của bạn có thể cho bạn biết thông tin này.
Tạo thư email mới
Bước 1: Chọn Email mới từ thanh công cụ trong phần Trang chủ.
Bước 2: Nhập tên hoặc địa chỉ email của người nhận vào trường To, nếu bạn gửi cho nhiều người, hãy nhấp vào Cc hoặc Bcc.
Bước 3: Nhập chủ đề của email vào phần Chủ đề.
Bước 4: Nhập phần nội dung của email.
Bước 5: Kiểm tra lại tất cả các thông tin trên và bấm Gửi.
Từ bất kỳ thư mục thư nào (ví dụ: hộp thư đến của bạn), chọn Thư mới.
Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email
Làm theo các bước sau để tạo một email mới:
Trên dải băng hoặc trong ngăn đọc, chọn Trả lời, Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp.
Thực hiện một trong các thao tác sau trong trường Đến, Cc hoặc Bcc:
Để thêm người nhận, bấm vào trường thích hợp, sau đó nhập tên của người nhận.
Để xóa người nhận, bấm vào trường thích hợp, đánh dấu tên người nhận, rồi nhấn phím Delete
Lên lịch cuộc họp
- Bước 1: Trong thư New item (Mục Mới), nhấn chọn Meeting (Cuộc họp Mới).
- Bước 2: Nhấp vào Cuộc họp mới.
Bước 3: Để thêm người tham gia cuộc họp, hãy thực hiện theo một trong hai cách sau:
Thêm người họp vào khung Tới trong phần Yêu cầu Cuộc họp.
Hoặc bạn có thể xem lịch của người mà bạn muốn mời trước khi thêm họ vào cuộc họp bằng tính năng Hỗ trợ lịch biểu.
Bước 4: Thêm các thông tin liên quan như: Chủ đề cuộc họp, thời gian bắt đầu, kết thúc,…
Trong danh sách hộp thư đến của bạn, hãy chọn email bạn muốn trả lời. Trong ngăn thư ở góc trên bên phải, chọn một trong các tùy chọn: Trả lời, Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp.
Ghi chú:
Nếu bạn chọn Trả lời, email ban đầu sẽ được hiển thị theo mặc định và lịch sử trò chuyện của nó sẽ không được hiển thị khi bạn trả lời thư. Để cài đặt hệ thống hiển thị email gốc hoặc thay đổi chủ đề email, bạn chọn mục dấu 3 chấm ở cuối ngăn tin nhắn và chọn Xem lịch sử tin nhắn.
Nếu bạn chọn Chuyển tiếp, mỗi lần chỉ có thể chuyển tiếp một thư. Thư gốc vẫn còn trong hộp thư của bạn và một bản sao mới được tạo để gửi đến người nhận mới.
Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc họp Mới.
Cách cài đặt Outlook trên máy tính
Thực hiện một trong các thao tác sau trong trường Đến, Cc hoặc Bcc:
Để thêm người nhận, bấm vào trường thích hợp, sau đó nhập tên của người nhận.
Để xóa người nhận, bấm vào trường thích hợp, đánh dấu tên người nhận, rồi nhấn phím Delete
Bước 3: Nếu bạn sử dụng cho mục đích cá nhân, gia đình với số lượng ít từ 1-6 người thì có thể sử dụng tài khoản miễn phí hoặc chọn gói 1.299.000đ/năm cho 1 người và gói 1.799.000đ/năm cho tối đa 2- 6 người
Bước 4: Nếu sử dụng với mục đích công việc, bạn có thể tham khảo các gói cước từ Microsoft với các mức chi phí cũng như tính năng khác nhau.
Đăng ký một tài khoản Outlook
Đăng ký tài khoản Outlook bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Các bạn truy cập vào địa chỉ https://signup.live.com/ chọn Get new email address để thực hiện lệnh đăng ký tài khoản Outlook mới.
Bước 2: Trong cài đặt Outlook và Hotmail, nhấp vào Outlook và nhập địa chỉ email của bạn. Sau đó nhấn Tiếp theo.
Bước 3: Tiếp tục Tạo mật khẩu bạn muốn sử dụng và nhấn Next.
Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị giao diện yêu cầu bạn điền đầy đủ các thông tin bao gồm họ, tên (tức là điền đầy đủ họ và tên của bạn) rồi nhấn Tiếp theo.
Bước 5: Cuối cùng, bạn nhập thông tin quốc gia, ngày tháng năm sinh rồi nhấn Next.
Lưu ý: Nếu sau này bạn muốn thêm tài khoản email khác để sử dụng thì bấm File, tiếp tục chọn Add Account để bắt đầu tính năng Automatic Account Setup.
Cần lưu ý gì về phần mềm Outlook là gì?
Outlook là phần mềm được phát triển bởi nhà sản xuất Microsoft, được cập nhật và cài đặt mặc định khi bạn sử dụng hệ điều hành của hãng. Để kiểm tra xem máy tính của bạn có tích hợp Outlook hay không, bạn có thể thực hiện tìm kiếm cụm từ Outlook trong trường tìm kiếm của menu Start của hệ điều hành Windows. Ngoài ra, đối với hệ điều hành Mac, bạn có thể tìm thấy nó trong phần Finder của thanh bên ngay bên dưới Ứng dụng.
Outlook là gì ?
Sử dụng Outlook Mail có phải là sự lựa chọn tối ưu nhất cho người dùng mail?
Qua những hướng dẫn sử dụng Outlook cũng như những tối ưu về quản lý cá nhân mà dịch vụ này mang lại, câu trả lời là có. Có, bởi vì với cách sử dụng Outlook khá đơn giản, các thao tác cụ thể rất dễ dàng. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc. Nhờ đó, năng suất lao động được cải thiện. Các tính năng nâng cao của Outlook cũng được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của người dùng, đây cũng là lý do phần mềm tiếp cận và chiếm được lòng tin của ngày càng nhiều người tiêu dùng. Nếu bạn là một người thường xuyên sử dụng mail mỗi ngày thức dậy và dành cả buổi sáng để loay hoay với mail thì Outlook mail thực sự được sinh ra như một phần mềm lưu trữ dành cho bạn. Không lo phức tạp và khó sử dụng, ngoài cách sử dụng Outlook thì cách tạo tài khoản Outlook cũng được Microsoft đơn giản hóa nhằm mang đến cho người dùng trải nghiệm tốt nhất.
Outlook là gì? Cách cài đặt và sử dụng outlook cho người mới bắt đầu