Hoe Werkt Peppol? Een Uitleg In Begrijpelijke Taal

1. Wat is Peppol?

Peppol is een internationaal netwerk dat is opgezet om elektronische facturering tussen bedrijven te vergemakkelijken. Het staat voor Pan-European Public Procurement Online en is ontwikkeld in samenwerking met verschillende Europese overheidsinstanties en bedrijven.

Het doel van Peppol is om de uitwisseling van elektronische documenten, zoals facturen, efficiënter en gestandaardiseerd te maken. Door gebruik te maken van Peppol kunnen bedrijven elektronische documenten veilig en betrouwbaar verzenden naar hun handelspartners, ongeacht het gebruikte systeem of de gebruikte software.

Peppol werd medegefinancierd door de Europese Commissie en is inmiddels uitgegroeid tot een wereldwijde standaard voor e-facturering. Het wordt gebruikt door duizenden bedrijven wereldwijd en wordt ondersteund door tal van softwareleveranciers.

2. Waarom Peppol gebruiken?

Peppol biedt verschillende voordelen voor bedrijven die elektronisch willen factureren. Enkele van de belangrijkste voordelen zijn:

– Efficiëntie: Met Peppol kunnen bedrijven facturen en andere documenten elektronisch uitwisselen, waardoor handmatige processen en papierwerk worden geëlimineerd. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.

– Kostenbesparing: Door over te stappen op elektronische facturering via Peppol kunnen bedrijven kosten besparen op het verzenden, ontvangen en verwerken van papieren facturen. Dit omvat kosten zoals papier, enveloppen, postzegels en arbeidstijd voor het handmatig verwerken van papieren documenten.

– Betrouwbaarheid: Peppol biedt een veilig en betrouwbaar platform voor het uitwisselen van elektronische documenten. Het maakt gebruik van standaardprotocollen en encryptietechnieken om ervoor te zorgen dat de informatie vertrouwelijk blijft en niet kan worden gemanipuleerd tijdens het verzendproces.

– Interoperabiliteit: Peppol maakt het mogelijk voor bedrijven om elektronische documenten uit te wisselen, ongeacht het gebruikte systeem of software. Dit betekent dat verschillende bedrijven met elkaar kunnen communiceren, zelfs als ze verschillende IT-infrastructuren hebben.

3. Hoe werkt Peppol?

Het Peppol-netwerk gebruikt een gestandaardiseerd formaat genaamd PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications) om elektronische documenten uit te wisselen. Dit formaat zorgt ervoor dat de documenten op een consistente en gestructureerde manier worden verzonden, zodat ze gemakkelijk kunnen worden verwerkt door de ontvanger.

Om Peppol te gebruiken, moet een bedrijf zich eerst registreren bij een Peppol Access Point. Dit kan een softwareleverancier zijn die Peppol-ondersteuning biedt. Zodra het bedrijf is geregistreerd, krijgt het een unieke identificatiecode, genaamd een Participant Identifier (PID), toegewezen.

Met behulp van een Peppol Access Point kunnen bedrijven elektronische documenten uitwisselen met andere bedrijven die ook zijn aangesloten op het Peppol-netwerk. Dit kunnen facturen, bestelbonnen, verzendberichten en andere handelsdocumenten zijn.

4. Aanmelden voor Peppol

Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk, moet een bedrijf zich aanmelden bij een Peppol Access Point. Dit kan een softwareleverancier zijn die Peppol-ondersteuning biedt.

Het aanmeldingsproces kan per softwareleverancier verschillen, maar over het algemeen moet een bedrijf de volgende stappen volgen:

1. Selecteer een geschikte softwareleverancier die Peppol-ondersteuning biedt. Enkele populaire opties in Nederland zijn Mercurius Peppol, Peppol Exact en Billit Peppol.

2. Neem contact op met de softwareleverancier en vraag naar de mogelijkheden om u aan te melden voor Peppol. Zij zullen u begeleiden bij het proces en eventuele benodigde documentatie verstrekken.

3. Voltooi het registratieproces bij de gekozen softwareleverancier. Dit kan het invullen van een aanmeldingsformulier, het verstrekken van bedrijfsinformatie en het ondertekenen van een gebruikersovereenkomst omvatten.

4. Na registratie ontvangt het bedrijf een unieke identificatiecode, de Participant Identifier (PID). Deze code wordt gebruikt om het bedrijf te identificeren binnen het Peppol-netwerk.

5. Configureer uw software of systeem om Peppol te integreren. Dit kan het instellen van de juiste parameters en het configureren van de benodigde instellingen omvatten.

6. Zodra alles is ingesteld, kunt u elektronische documenten versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk.

5. Peppol gebruiken als softwareleverancier

Als softwareleverancier kunt u Peppol-functionaliteit toevoegen aan uw softwareproducten om uw klanten elektronische facturering via Peppol aan te bieden. Dit stelt uw klanten in staat om efficiënter te werken en kosten te besparen op factureringsprocessen.

Om Peppol-functionaliteit aan te bieden, moet u een gecertificeerde Peppol Access Point-provider worden. Dit betekent dat u voldoet aan de vereisten en specificaties die zijn vastgesteld door Peppol.

Het proces om Peppol-functionaliteit toe te voegen aan uw softwareproducten kan complex zijn en technische kennis vereisen. Het omvat meestal de volgende stappen:

1. Zorg ervoor dat uw software voldoet aan de technische specificaties van Peppol. Dit omvat het gebruik van het PEPPOL BIS-formaat voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten.

2. Implementeer de nodige beveiligings- en encryptiemaatregelen om ervoor te zorgen dat de uitgewisselde documenten veilig blijven.

3. Volg het certificeringsproces van Peppol om uw softwareproduct te laten certificeren als een officiële Peppol Access Point-provider. Dit omvat het testen van uw softwareproduct op compatibiliteit en functionaliteit.

4. Na certificering kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden om Peppol-functionaliteit toe te voegen aan hun softwareproducten. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door middel van updates of modules.

5. Bied ondersteuning en begeleiding aan uw klanten om hen te helpen bij het configureren en gebruiken van Peppol-functionaliteit in hun software.

6. Elektronisch factureren via Peppol inschakelen

Om elektronisch factureren via Peppol in te schakelen, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze zich hebben aangemeld bij een Peppol Access Point en dat hun software of systeem is geconfigureerd om Peppol te integreren.

Hier zijn de stappen om elektronisch factureren via Peppol in te schakelen met behulp van Peppol-ondersteunde software, zoals Peppol Exact Online:

1. Ga naar de instellingen van uw administratie in Peppol Exact Online.

2. Zoek naar de optie om elektronisch factureren in te schakelen. Dit kan zich bevinden in de sectie ‘Fiattering’ of ‘Facturatie-instellingen’.

3. Schakel elektronisch factureren via Peppol in door de juiste opties te selecteren. Dit kan het invoeren van uw Participant Identifier (PID) omvatten.

4. Configureer eventuele extra opties, zoals het instellen van een standaard betalingstermijn of het configureren van automatische herinneringen voor openstaande facturen.

5. Sla de wijzigingen op en uw software is nu geconfigureerd om elektronische facturen via Peppol te versturen.

Let op: de exacte stappen en benamingen kunnen per softwareproduct verschillen. Raadpleeg de documentatie van uw specifieke software voor gedetailleerde instructies.

7. Facturen versturen via Peppol

Om facturen via Peppol te versturen, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze zich hebben aangemeld bij een Peppol Access Point en dat ze een softwareproduct gebruiken dat Peppol-functionaliteit ondersteunt.

Hier zijn de algemene stappen om facturen via Peppol te versturen:

1. Maak een factuur aan in uw softwareproduct. Zorg ervoor dat de factuur voldoet aan de vereisten van het PEPPOL BIS-formaat.

2. Selecteer Peppol als de verzendmethode voor de factuur. Dit kan meestal worden gedaan door de juiste optie te selecteren in het verzendmenu of de factuurinstellingen.

3. Vul de benodigde gegevens in, zoals het e-mailadres of de Participant Identifier (PID) van de ontvanger. Zorg ervoor dat u de juiste gegevens invoert om ervoor te zorgen dat de factuur correct wordt afgeleverd.

4. Controleer de factuur en verstuur deze via Peppol. Afhankelijk van uw softwareproduct kan dit worden gedaan door op een knop te klikken of een commando uit te voeren.

5. Uw softwareproduct verstuurt de factuur naar het Peppol-netwerk, waar het wordt verwerkt en afgeleverd bij de ontvanger.

6. De ontvanger kan de factuur ontvangen in hun eigen softwareproduct en deze verwerken volgens hun interne procedures.

Let op: de exacte stappen kunnen per softwareproduct verschillen. Raadpleeg de documentatie van uw specifieke software voor gedetailleerde instructies.

8. Het versturen van e-facturen naar de overheid

Peppol wordt ook gebruikt voor het versturen van e-facturen naar de overheid. Dit is vooral handig voor bedrijven die zaken doen met overheidsinstanties, omdat elektronische facturen vaak verplicht zijn bij overheidsopdrachten.

Om een e-factuur naar de overheid te sturen via Peppol, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze zich hebben aangemeld bij een Peppol Access Point en dat ze de juiste gegevens van de overheidsinstantie hebben.

Hier zijn de algemene stappen om een e-factuur naar de overheid te sturen via Peppol:

1. Maak een e-factuur aan in uw softwareproduct. Zorg ervoor dat de factuur voldoet aan de vereisten van het PEPPOL BIS-formaat en de specifieke eisen van de betreffende overheidsinstantie.

2. Selecteer Peppol als de verzendmethode voor de e-factuur. Dit kan meestal worden gedaan door de juiste optie te selecteren in het verzendmenu of de factuurinstellingen.

3. Vul de benodigde gegevens in, zoals het e-mailadres of de Participant Identifier (PID) van de overheidsinstantie. Zorg ervoor dat u de juiste gegevens invoert om ervoor te zorgen dat de e-factuur correct wordt afgeleverd.

4. Controleer de e-factuur en verstuur deze via Peppol. Afhankelijk van uw softwareproduct kan dit worden gedaan door op een knop te klikken of een commando uit te voeren.

5. Uw softwareproduct verstuurt de e-factuur naar het Peppol-netwerk, waar het wordt verwerkt en afgeleverd bij de overheidsinstantie.

6. De overheidsinstantie ontvangt en verwerkt de e-factuur volgens hun interne procedures. Raadpleeg de overheidsinstantie voor verdere instructies met betrekking tot het facturatieproces.

9. Beveiliging en betrouwbaarheid van Peppol

Peppol biedt een hoge mate van beveiliging en betrouwbaarheid voor de uitwisseling van elektronische documenten. Het maakt gebruik van verschillende technologieën en protocollen om ervoor te zorgen dat de informatie veilig blijft en niet kan worden gemanipuleerd tijdens het verzendproces.

Enkele van de beveiligings- en betrouwbaarheidsmaatregelen die worden toegepast in het Peppol-netwerk zijn:

– Gebruik van versleuteling:

Hoe werkt Peppol? E-facturen (elektronisch facturen conform UBL-standaard) worden via het Peppol-netwerk uitgewisseld als versleutelde berichten. Je moet je bedrijf aanmelden bij een Access Point om zelf ermee aan de slag te gaan. De meeste Exact producten bieden deze mogelijkheid standaard aan.Peppol werd medegefinancierd door de Europese Commissie en 18 overheidsinstanties met als doel het purchase-to-pay-proces tussen overheidsinstanties en zowel particuliere bedrijven als leveranciers te vereenvoudigen.Ga naar Administratienaam > Instellingen en klik op het tabblad Elektronische facturen. Klik in de sectie Peppol-registratie op de knop Registratie starten. De knop is alleen beschikbaar als je de gegevens hebt ingevuld die je nodig hebt voor de registratie. Selecteer de gewenste opties in de sectie Fiattering.

Hoe Kan Ik Een Factuur Sturen Via Peppol?

Hoe Aansluiten Bij Peppol?

Wie Werkt Er Met Peppol?

Hoe Peppol Activeren?

Is Peppol Verplicht?

Top 7 hoe werkt peppol